תרשים גאנט - כמה פשוט ככה יעיל

February 21, 2015

מכירים את זה שאתם מנהלים מספר פרוייקטים בו זמנית ? מכירים את זה שלא רק שאתם מנהלים מספר פרוייקטים בו זמנית, אתם גם מנהלים פרוייקטים שחלקם לטווח ארוך וחלקם לטווח קצר ? מכירים את זה שמרוב פרוייקטים, לוחות זמנים, משימות במקביל ודד-ליינים שמתנגשים זה בזה אתם מרגישים שאתם לא יודעים מה לעשות קודם, איך לתעדף ובאופן כללי - מאבדים שליטה ? מכירים את זה שאתם רוצים לעדכן את סטטוס התקדמות הפרוייקט עבור השותפים בפרוייקט, אבל אין ביניכם שפה משותפת ? מכירים את זה שאתם מקבלים פרוייקט חדש ולא בטוחים אם תוכלו לעמוד בלוחות הזמנים שלו, יחד עם כל הפרוייקטים האחרים ?

המצבים בהם יש מספר רב של פרוייקטים הם, כמובן, מבורכים, אבל נדרשת עבורם התייחסות שונה וכלים שיאפשרו לכם לוודא שתוכלו להתחייב ללוחות הזמנים ללקוחות שלכם, שתוכלו לדעת אם הזמן שלכם מספיק לקבל לקוח פרוייקט נוסף (אולי נדרש לגייס קבלן משנה).

כאשר כמות הפרוייקטים אותם נדרש לנהל קטנה, השליטה פשוטה ולא דורשת שימוש בכלים כלשהם וניתן להסתמך על "זיכרון", "יהיה בסדר", "נעבוד 25 שעות ביממה" ושיטות נוספות מסוגן. אולם כאשר כמות הגורמים המעורבים גדלה וכאשר מדובר על כמות רבה יותר של פרוייקטים,קיימים מספר כלים, אולם אחד הכלים השימושיים, הברורים והמומלצים הוא תרשים שליטה ובקרה בשם "תרשים גאנט".

תרשים זה מאפשר לראות באופן ברור ופשוט, את כל הפרוייקטים על ציר זמן אחד, כולל משך כל פעילות בכל פרוייקט והאם אכן נוכל לעמוד הן בביצוע הפרוייקטים במקביל והן בלוח הזמנים עליו התחייבנו ללקוח לסיום

בואו ניקח דוגמא של משרד לעיצוב גרפי, בו יש 2 פעולות לביצוע - עיצוב והפקה. למשרד יש מספר פרוייקטים בו זמנית, אותם הוא צריך לנהל. תרשים גאנט עבור משרד כזה יכול להיות מהצורה הבאה

 

בשורה העליונה ניתן לראות את כותרות העמודות ולאחריהן את תאריכי הימים (כמובן שבמקרה בו מרווחי הזמן לביצוע שונים - שעות, או שבועות למשל, ניתן לעדכן את מדידת הזמן בהתאמה)

כל שורה מייצגת פרויקט או לקוח ועליה ניתן לראות את הפרטים הבאים:

  • שם הפרויקט (או הלקוח)

  • תכולת העבודה

  • תאריך היעד לסיום העבודה (התאריך שסוכם מול הלקוח)

  • ימי עיצוב (בצבע תכלת) - הערכת כמות הימים הנדרשים לטובת פעילות העיצוב בפרויקט זה בלבד

  • ימי הפקה (בצהוב) - הערכת כמות הימים הנדרשים לטובת פעילות ההפקה בפרויקט זה בלבד

  • ימי Buffer (בירוק) - ה-Buffer הוא תוספת זמן "לביטחון" שאנו לוקחים למקרה של תקלה כלשהי בתהליך, וכדי שהתאריך שניתן ללקוח יהיה מדויק בסבירות גבוהה יותר. ניתן להגדיר עבור כל פרויקט יום Buffer אחד, להגדיר את כמות ימי ה-Buffer בהתאם למשך הפרויקט, למורכבותו או לפי כל פרמטר אחר

בשורות הראשונות - אפשר לראות התייחסות להצעות מחיר הנדרשות להכנה ואנו רוצים להתייחס לזמן הנדרש להכנתן במסגרת תרשים הגאנט, כולל מעקב למועד הנדרש להגשתן. בשורות אלה אפשר לראות את המעוין האדום המציג את תאריך היעד להגשה.

בניית הגאנט מבוצעת ע"י צביעת כמות הימים (תאים) לכל פעולה בצבע המתאים לה. לדוגמה - בפרויקט הראשון המוצג (עבור לקוח י. אבן) - יש 4 ימי עיצוב, 2 ימי הפקה ויום Buffer אחד ולכן צבועים 4 תאים בצבע כחול, 2 בצהוב ו-1 בירוק.

מועד תחילת הפרויקט, במקרה זה, נקבע לפי המועד הנדרש לסיומו. כלומר, מגדירים באיזה תאריך נדרש הפרויקט להסתיים ומתחילים לספור את ימי העבודה לאחור.

דרך נוספת לבניית תרשים גאנט היא להתחיל את העבודה במועד המוקדם ביותר האפשרי ולבנות אותו ממועד זה קדימה.

בעזרת התרשים ניתן לראות, בין היתר, כי בתאריך 1/2 יש 2 פרוייקטים הנמצאים בו זמנית בתהליך עיצוב (ר. דוד והעסק של מר הראל). כעת, ניתן לבחון (כשיקול עסקי) האם ניתן לעמוד בשני פרויקטים הנמצאים בתהליך עיצוב והאם ניתן ששני פרויקטים אלה יהיו בו זמנית בתהליך עיצוב.

 

שימוש נוסף, מבין מגוון השימושים שיש לתרשים גאנט, הוא שפה משותפת ואחידה בין הגורמים השונים המעורבים בפרויקט. אם נחזור לדוגמא של המשרד לעיצוב גרפי, במידה וגורמים שונים עוסקים בעיצוב ובהפקה, תרשים הגאנט מייצר עבורם שפה משותפת ומוסכמת לגבי מועדי העברת פרויקטים משלב העיצוב (המבוצע ע"י גורם א') לשלב ההפקה (המבוצע ע"י גורם ב')

 

קיימים שימושים רבים נוספים לתרשים הגאנט המאפשרים למנהל ולבעל העסק לקיים שיגרת מעקב ובקרה על הפרויקטים המבוצעים אצלו תוך תיחומן בלוחות זמנים ומעקב אחר עמידת הביצוע בלוחות זמנים אלה, מאפשר לקיים תוכנית עבודה ופעולה סדורה וברורה לכל הנוגעים בדבר - מהגורמים השותפים בפרוייקט ועד הלקוח ומאפשר לתכנן גם משימות נלוות כגון - התקנה, הזמנת חומרי גלם מקדימה ועוד.

שימוש נוסף בו ניתן להיעזר בתרשים גאנט הוא בישיבות מנהלים שוטפות, בהן עולים לדיון הפרויקטים, מידת ההתקדמות בכל אחד מהם והצפי לעמידה מדויקת בלוחות הזמנים המתוכננים.

אולם בכולם תנאי הכרחי הוא איסוף נתונים בסיסי בהתאם למשימות המשנה של הפרויקט (אם נחזור לדוגמא המוצגת - המשימות הן עיצוב והפקה ותהליך איסוף הנתונים כולל את כמות הימים הנדרשת עבור כל פרויקט).

 

כפי שניתן לראות, תרשים הגאנט הוא אחד מהכלים הבסיסיים בניהול העסק שלכם הנמצאים בארגז הכלים של דקל הצמחת עסקים. צריכים עזרה בתכנון ובניית הגאנט המתאים בדיוק לעסק שלכם ?

אשמח להציג לכם פרטים נוספים על תרשים גאנט ועל כלים פשוטים וזמינים לניהול פרוייקטים ולהגדלת השליטה והבקרה בעסק שלכם.

לפגישת ייעוץ ללא התחייבות במשרדך

 

Please reload

Featured Posts

התייעלות עסקית - מה זה באמת ? ומה ההבדל בין תהליך יעיל ותהליך אפקטיבי

May 14, 2015

1/3
Please reload

Recent Posts
Please reload

Archive
Please reload

Follow Us
  • Facebook Basic Square
  • LinkedIn Social Icon
Search By Tags
Please reload

© 2023 by Success Consulting. Proudly created with Wix.com

  • Wix Facebook page
  • LinkedIn Social Icon